«Всё следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того» Эйнштейн. Должностные инструкции, стандарты работы, правила трудового распорядка. Названия этих и многих других документов хорошо известны сотрудникам предприятий Украины.
Приверженцы демократического стиля менеджмента, в своем стремлении уменьшить количество инструкций, регламентов и правил, часто слишком увлекаются и доводят ситуацию до абсурда.
Возможно Макс Вебер, основатель бюрократической школы, и не смог заглянуть на 100 лет в будущее, чтобы отработать возражения современных руководителей. При этом, умеренное применение принципов бюрократии до сих пор помогает многим компаниям в мире достигать высоких результатов.
Опыт, сын ошибок
Понимание, нужны правила в организации или нет, приходит когда наступают первые последствия:
- склад не получил заявку на комплектацию товаров покупателю;
- по территории компании ходят посторонние люди;
- сотрудники «дают интервью» контролирующим органам;
- специалисты, каждый на свое усмотрение, заполняют счета и накладные;
- бухгалтер предоставляет всю первичную документацию человеку, который представился проверяющим.
Это только несколько примеров, к чему может привести отсутствие карт ответственности персонала, регламентов взаимодействия, правил документооборота.
Факты из практики бизнес-адвокатов
Налоговые адвокаты, предоставляющие услуги бизнесу, в том числе и по процедурам обжалования результатов налоговых проверок, сталкиваются с фактами, когда причиной доначисления сумм налогов, финансовых санкций со стороны фискальных органов стали:
- допуск к проверке при отсутствии оснований;
- излишняя откровенность персонала;
- ошибки в оформлении договоров и первичных документов;
- игнорирование запросов ГФС или предоставление объяснений с нарушением установленных сроков;
- несвоевременное перечисление налогов в бюджет.
Грубые ошибки в работе персонала создают проблемы там, где их можно избежать. Подключись адвокат своевременно, на этапе подготовки к проверке, были бы проведены консультации по взаимодействию с контролерами, аудит документов и минимизированы риски финансовых потерь.
Рекомендации бизнес-адвокатов позволяют разработать регламент, определить круг ответственных лиц, что предупредит нежелательные последствия в будущем.
Разумная бюрократия
Тратить время на составление формальных регламентов для персонала затратно по времени и не решает вопросы бизнеса.
Современные программы предоставляют возможности для размещения электронных документов на ресурсе компании, дистанционного обучения и тестирования сотрудников с доступом по категориям.
Важно, чтобы правила, зафиксированные в документах стали обязательными для всех специалистов. На предприятии должна работать система контроля знаний и понимания ответственности, правил взаимодействия по должности, соблюдение коммерческой тайны.
Своевременная ревизия и корректировка документов под цели бизнеса, обеспечит необходимую оптимизацию инструктивных материалов. Источник: slinko.com.ua
